Masfrost: 50% mniejsze zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych w szczycie sezonu

Masfrost należy do grupy kapitałowej Top Farms i jest jednym z wiodących w Polsce producentów mrożonych warzyw i mieszanek warzywnych. W dwóch zakładach produkcyjnych w Tolkmicku i Ziębicach firma przetwarza groszek, marchew, kukurydzę i fasolę, dostarczając na rynek Polski i na eksport – m.in. do Stanów Zjednoczonych, na Bliski Wschód i krajów europejskich, zarówno na potrzeby konsumentów detalicznych, jak i odbiorców B2B. W każdym sezonie zakłady łącznie przetwarzają ponad 40 tys. ton surowca.

Wyzwania:

Firmie zależało na dokładnym przeanalizowaniu miejsc powstawania kosztów w procesach produkcji i logistyce, a także na poprawie efektywności, która w opinii zarządzających była zbyt niska. Masfrost zlecił jednej z firm konsultingowych analizę, która wskazała potencjał do znacznej redukcji kosztów operacyjnych w obszarze produkcji i była zbieżna z analizą wykonaną przez 4Results 2 lata temu, dlatego też z podwójną pewnością Zarząd Masfrost podjął decyzję o działaniu naprawczym. Należało jednak przeprowadzić projekt wdrożeniowy, aby uzyskać pożądane rezultaty.

Od zewnętrznego partnera Masfrost oczekiwał konkretnych rozwiązań dla:

  • redukcji strat surowca w procesach produkcji,
  • ograniczenia zapasów,
  • podniesienia efektywności procesów produkcyjnych,
  • redukcji kosztów operacyjnych oraz usprawnień w obszarze logistyki i magazynowania – przede wszystkim zmniejszenia powierzchni magazynowej i poprawy wskaźnika załadunku ciężarówek transportujących produkty między zakładami i magazynami,
  • optymalizacji liczebności załogi produkcyjnej – zmniejszyć liczbę osób z agencji pracy tymczasowej, redukując przez to koszty wytwarzania.

Do realizacji tych zadań zarząd Masfrost wybrał firmę 4Results.

Masfrost działa w specyficznej branży – producent jest blisko natury i rolnika, a produkcja i wyniki biznesowe są ściśle powiązanie z okresem wegetacji roślin i warunkami pogodowymi. Sezonowość utrudnia doskonalenie organizacji w systemie ciągłym i uczenia się szybkiej reakcji na sygnały płynące z rynku. Niektóre wnioski firma ma szanse wdrażać dopiero po roku. Z tego też względu dla takich firm jak Masfrost szczególnie ważne jest zarządzanie ryzykiem, umiejętne wykorzystywanie prognoz i szybkie reagowanie na informacje płynące od dostawców i klientów. Dlatego projekt realizowany przez 4Results, poza szeroko rozumianą optymalizacją produkcji, koncentrował się również na stworzeniu warunków i dostarczeniu zarządowi Masfrost narzędzi do utrzymywania wzrostu, pomimo utrudnień wynikających z sezonowego cyklu produkcyjnego. Działania w tym obszarze miały na celu zestawienie potrzeb rynku z możliwościami operacyjnymi organizacji.

Przebieg projektu

Analiza:

Po wstępnej analizie stanu obecnego konsultanci 4Results zaproponowali intensywne prace wdrożeniowe w jednym z zakładów produkcyjnych. W założeniu projekt wdrożeniowy miał trwać 6 miesięcy, tak aby z pewnymi optymalizacjami zdążyć przed sezonem mrożenia.

Projekt poza niezbędnymi pracami analitycznymi miał obejmować:

  • wdrożenie usprawnień na hali produkcyjnej i w utrzymaniu ruchu dla maksymalnego zredukowania odpadów, przestojów maszyn i podniesienia efektywności procesu, a co za tym idzie redukcji kosztów operacyjnych,
  • intensywny projekt TWI (Training Within Industry) jako wdrożenie zarządzania kompetencjami, rozwój ludzi na stanowiskach kluczowych dla podniesienia jakości i efektywności, redukcję luk kompetencyjnych i utrwalenie zmian w firmie oraz przygotowanie procesu efektywnego wdrożenia nowych pracowników stałych,
  • reorganizację transportu dla poprawy wskaźników załadunku, optymalizacji tras i zadowalającego wykorzystania ciężarówek oraz redukcji kosztów związanych z wynajmem magazynów zewnętrznych,
  • uruchomienie procesu Sales & Operations Planning (S&OP) uzupełnionego o serię warsztatów dla działu handlowego – w celu powiązania procesów produkcji z rzeczywistymi oczekiwaniami klientów, zwiększenia efektywności sprzedaży i zmniejszenia ryzyka operacyjnego w obszarze obsługi popytu, jak również lepszego zarządzania prognozą i co za tym idzie zapasem wyrobu gotowego.

Projekt rozpoczęła gruntowna wspólna analiza zakładu, która była pierwszym krokiem wdrożenia nowej kultury organizacyjnej opartej na identyfikowaniu i eliminowaniu marnotrawstwa. Na tym etapie mapowano proces z uwzględnieniem szczegółowych danych – z każdej maszyny i każdego stanowiska pracy. Dzięki żmudnym pomiarom uzyskano informacje, w jakim stopniu maszyny są obciążone, jaka jest ich wydajność, jak są zorganizowane i efektywne gniazda produkcyjne oraz w których punktach i w jaki sposób powstają odpady. Sprawdzono też, jak pracownicy realizują swoje zadania – od strony efektywności operacji, ale też dopasowania kompetencji do zakresu powierzonych obowiązków i odpowiedzialności, jak również zweryfikowano, jak wygląda proces zarządzania w organizacji na poziomie kadry średniej i podstawowej.

„Dzięki drobiazgowej analizie przebiegu procesów produkcji, udało się zidentyfikować kilkadziesiąt punktów, w których drzemał potencjał optymalizacyjny. Przyjęliśmy metodę drobnych kroków, rozwiązując problemy punkt po punkcie, maszyna po maszynie. W ten sposób konsekwentnie pracowaliśmy na zadowalający rezultat. W okresie 6 miesięcy nasze OEE wzrosło o 20pp w stosunku do poziomu wyjściowego, przy jednoczesnej znaczącej redukcji poziomu odpadów” Igor Oberda, prezes zarządu w Masfrost.

Zespół:

Na potrzeby projektu powołany został zespół. W jego skład obok konsultantów 4Results weszli pracownicy ze stanowisk szeregowych, funkcyjnych i kierowniczych. „Zależało nam, by zespół był możliwie interdyscyplinarny i cross-funkcyjny, aby po projekcie łatwiej było zaszczepić wypracowane zmiany na wszystkich poziomach zarządzania. Dobieraliśmy takich pracowników, którzy mogli spełniać rolę ambasadora zmian na hali produkcyjnej, mających wpływ na swoich współpracowników, posiadających predyspozycje do przewodzenia w grupie”Igor Oberda.

Zadaniem zespołu projektowego było przeprowadzenie konkretnych usprawnień w punktach, które zespół złożony z pracowników Masfrost i konsultantów 4results zidentyfikował jako miejsca powstawania strat i odpadów. Zespół realizował cały proces wdrożeniowy – od działań analitycznych, poprzez pomiary, po wypracowanie decyzji, jakimi metodami powinno się usprawniać pracę w każdym z punktów oraz w co inwestować, by udoskonalić produkcję.

5 w 1 – kluczowe obszary optymalizacji działania Masfrost:

  • Redukcja odpadów i kosztów produkcji, optymalizacja pracy maszyn i procesu produkcji oraz optymalizacja obsady na gniazdach roboczych.
  • Projekt Training Within Industry (systemowy rozwój kompetencji pracowników).
  • Wdrożenie Sales & Operations Planning – współpraca produkcji z rynkiem w celu optymalizacji kosztów operacyjnych zakładu.
  • Poprawa wskaźników logistyki – redukcja powierzchni magazynowej, lepsze wykorzystanie środków transportu, obniżenie kosztów funkcjonowania procesu logistycznego.
  • Modyfikacja systemu zarządzania – wdrożenie spotkań, raportowania, nawyków.

Prace w hali produkcyjnej

Praca nad redukcją ilości odpadów miała charakter konkretnych, precyzyjnych działań technicznych związanych z uszczelnieniem linii. Należały do nich takie zabiegi jak np. wymiana transportera, zmiana ustawienia maszyn na hali, lepsze skalibrowanie części, drobne inwestycje w utrzymanie maszyny na odpowiednim poziomie, naprawy uszkodzeń itp. Oprócz tego zmieniono layouty stanowisk i zoptymalizowano ustawienie maszyn w poszczególnych procesach, tak by zmniejszyć przemieszczanie się pracowników między stanowiskami na rzecz większego zaangażowania w działania przy maszynach. Ważnym elementem usprawnień była też zmiana systemu dozowania produktu zamrożonego w fazie jego pakowania z jednooktabinowego na dwuoktabinowy, co wyraźnie poprawiło wydajność procesu pakowania.

„Na produkcji przeformułowaliśmy i poprawiliśmy sposób zbierania danych i udostępniania ich do dalszych analiz. Wkrótce potem, co jest fundamentalne, zespołowo ustaliliśmy wskaźniki, które chcieliśmy obserwować w trakcie projektu. Już na tym etapie zidentyfikowaliśmy potencjalne problemy. Zdiagnozowaliśmy, skąd się bierze odpad, jaki jest poziom miernika OEE na poszczególnych maszynach, jak również zaczęliśmy identyfikować największe straty. Szybko zorientowaliśmy się na podstawie twardych liczb, że mycie jak i przezbrojenia na pewno da się efektywniej przeprowadzać. Pracowaliśmy również w obszarze utrzymania ruchu. Zbieraliśmy dane o poziomie awaryjności poszczególnych maszyn, jak też czasu marnowanego przez operatorów na regulacje. To wszystko posłużyło nam do właściwego ukierunkowania naszych działań i przygotowania wewnętrznych szkoleń.” Igor Oberda.

Analiza kompetencji i projekt TWI

Równolegle do prac w procesie produkcji konsultanci 4Results realizowali projekt Training Within Industry – Trening, Wiedza, Instruktaż. Jego celem było wypracowanie i wdrożenie właściwego działania na stanowiskach operatorskich. Projekt TWI bazował na cotygodniowych warsztatach i szkoleniach z udziałem 2 konsultantów z 4Results oraz przedstawicieli zespołu operatorskiego, którzy po warsztatach, na których zdobywali wiedzę jak uczyć ludzi i tworzyli instrukcje stanowiskowe w odpowiednim standardzie, uczyli współpracowników na innych zmianach wg mapy i macierzy kompetencji, tak aby działać punktowo i wypełniać luki kompetencyjne.

Zmodyfikowany system zarządzania

W ramach wdrożenia wypracowano również nowy model zarządzania przez kadrę na średnim szczeblu. Model ten opierał się na systemie miar, który wypracowano wspólnie w pierwszych miesiącach działania oraz siatce codziennych odpraw i krótkich spotkań operacyjnych, podczas których omawiano wartości wskaźników z dnia poprzedniego, zarządzano szkoleniami i analizowano raporty. Zespół projektowy wspólnie wypracował jednostronicowe raporty dla obszaru produkcji, logistyki i sprzedaży, które funkcjonowały jako wspólna płaszczyzna do analizy i dyskusji od pracowników liniowych aż po zarząd.

„Ważnym elementem projektu TWI było opracowanie przez 4Results macierzy kompetencji wymaganych na poszczególnych stanowiskach pracy. Wprowadzono standaryzację, która pozwoliła nam opracować plan rozwoju umiejętności pracowników pod kątem rzeczywistych wymagań stanowiskowych. Ponadto mogliśmy zmierzyć faktyczny poziom kompetencji, by na tej podstawie wdrażać plan szkoleń i niwelować braki. To bardzo pożyteczna praca, ponieważ jednym z jej rezultatów jest uzyskanie obrazu dopasowania poszczególnych pracowników do wykonywanych codziennie działań. Jedną z kluczowych zalet metodyki TWI jest szkolenie praktyczne, co pozwala realnie ocenić nabywane kompetencje.”Igor Oberda

Choć firma utrzymuje zbliżone wolumeny produkcji, w wyniku wdrażanych zmian, w szczycie sezonu mogła zatrudnić o połowę mniej pracowników tymczasowych. Nieefektywność w obszarze produkcji i logistyki oraz brak sprawnego obiegu informacji między działem handlowym a produkcją zwiększał zapotrzebowanie firmy na ręce do pracy. Ważnym skutkiem poprawy efektywności zatrudnienia jest to, iż obecnie pracownicy tymczasowi nie dominują na produkcji, co pozwala lepiej zarządzać ludźmi i ogólnie ma pozytywny wpływ na atmosferę w całym zakładzie.

S&OP i praca nad sprzedażą

Jednym z pięciu elementów projektu w Masfrost było wdrożenie procesu Sales & Operations Planning. W tym obszarze uwagę skoncentrowano na planowaniu sprzedaży, a następnie połączeniu planów z zakupami, harmonogramowaniem produkcji i pracą nad poprawą jakości skupowanego surowca. „S&OP pomógł nam w kilku aspektach. Po pierwsze, dziś bardziej świadomie zarządzamy sprzedażą, planując ją w cyklach miesięcznych i weryfikując w cyklach tygodniowych. Po drugie, nauczyliśmy się lepiej analizować sygnały z rynku i przekładać je na decyzje w całym obszarze zakupów, produkcji, magazynowania i logistyki. Trzecia sprawa to wyraźne ograniczenie ryzyka, jakie wiąże się z podejmowaniem decyzji o charakterze strategicznym w sytuacji, gdy zarząd nie ma kompletu informacji. Pomimo że działamy w branży o sezonowej produkcji i zawsze grozi nam ryzyko anomalii pogodowych, obecnie mam poczucie, że zarządzanie informacjami pozwala nam wcześniej przygotować się na różne rodzaje ryzyka, jakie mogą płynąc z rynku. To ma spory wpływ na bezpieczeństwo spółki i ustabilizowanie jej pozycji”Igor Oberda.

4Results wspólnie z pracownikami Masfrost przeszli kilka pętli S&OP spinając obieg informacji między obszarami działalności spółki. Proces S&OP był ćwiczony w okresie bez mrożenia, co pozwoliło firmie przygotować się do trudnego okresu mrożeniowego.

Oprócz tych prac realizowany był program szkoleniowy w dziale handlowym Masfrost, w którym doskonalono umiejętności i nawyki niezbędne w skutecznej sprzedaży – jak walczyć z obiekcjami klientów, w jaki sposób prowadzić rozmowy i pogłębiać relacje, jak zarządzać sprzedażą mixu produktów, jak badać potencjał nabywcy, jak negocjować, itd.

Wprowadzenie dość szczegółowego planowanie sprzedaży miało kluczowy wpływ na harmonogramowanie produkcji. „Pracujemy w oparciu o plany miesięczne. Dzięki temu identyfikujemy, gdzie będziemy w kolejnych okresach, jak mamy zarządzać magazynem i produkcją w kolejnym miesiącu. Praca na prognozie sprzedaży i analiza każdego indeksu w zestawieniu z obciążeniem maszyn, dostępnością surowca i wyrobów gotowych w magazynach pozwala nam ostatecznie podejmować bardziej trafne decyzje i robić to z większym wyprzedzeniem, czy przewidujemy pracę w weekend, czy i jaki bufor surowca mamy szykować na sprzedaż w okresie z większym zapotrzebowaniem. To pozwala nam też przeprowadzać symulacje miejsc składowych i z wyprzedzeniem wybierać optymalne lokalizacje. Wszystko to przekłada się na poprawę wskaźników w samym transporcie i lepszą organizację planu pracy dla całej logistyki. Te czynniki mają znaczenie w sytuacji, gdy w szczycie sezonu w ciągu jednej doby pakujemy ponad 300 ton groszku. Błędy popełniane w obliczu takiej skali zazwyczaj skutkują znacznymi stratami” Igor Oberda.

Usprawnienie dystrybucji

Czwartym filarem projektu optymalizacyjnego w Masfrost było usprawnienie logistyki. Również w tym obszarze poddano analizie sposób organizacji procesów i zaproponowano zmiany oraz metody ciągłego pomiaru efektywności. Dzięki wdrożonym zmianom w ciągu pół roku wskaźnik obciążenia środków transportu wzrósł z 70% do 95%. Ponadto zredukowano o połowę łączną liczbę punktów (zakładów produkcyjnych, magazynów i składów), pomiędzy którymi przemieszczały się ciężarówki. Ważnym elementem optymalizacji procesu logistycznego, po uzyskaniu lepszej prognozy, było zmniejszenie ilości transportów pomiędzy magazynami zewnętrznymi.

„4Results pomogło nam wdrożyć mechanizmy planowania, ewidencji i kontroli w logistyce. Dziś wiemy na ile środki transportu były wykorzystane, w jakim stopniu udało się je zapełnić w kierunku powrotnym. Wzrost wykorzystania przestrzeni ładunkowej z 70 do 95% odbył się przy jednoczesnej redukcji dwóch lokalizacji magazynowych, których utrzymywanie nie było dla nas opłacalne” Igor Oberda.

Dlaczego 4Results?

„Konsultanci 4Results potrafią ze zrozumieniem podejść do postawionych wyzwań, schodząc do poziomu szeregowych pracowników, by tam szukać konkretnych rozwiązań. Zebrane drobiazgowe dane umiejętnie składają w całość, z czego wyłania się plan naprawczy dla przedsiębiorstwa. Jednocześnie dobrze współpracują z kadrą zarządzającą. Mają wizję, jak można pomóc i potrafią tę wizję przekształcić w rzeczywistość – a wszystko to w granicach rozsądku i racjonalnego postrzegania rzeczywistości. Mam wrażenie, iż w odróżnieniu od wielu innych firm konsultingowych pracownicy 4Results są bardziej skoncentrowani na wdrażaniu konkretnych rozwiązań niż na opowiadaniu o nich.”Igor Oberda

Masfrost przed i po projekcie

Przed projektem zarządzanie zapasami i kosztami nie było w spółce najwyższym priorytetem. Przez lata firma mroziła i produkowała znaczne ilości produktów, lecz nie zawsze skala i asortyment były adekwatne do realnego popytu. Produkcja nie zawsze zapewniała też maksymalną jakość oczekiwaną przez rynek.

Obecnie Masfrost działa z efektywnością wyższą o 60% (wzrost wskaźnika OEE), ma mniejsze straty w odpadach, a pracownicy działają w środowisku organizacji samodoskonalącej się – są po projekcie TWI, który wyrównał luki kompetencji na wszystkich stanowiskach i dał spółce narzędzia do szybkiego wdrażania nowych pracowników. Masfrost działa w oparciu o proces S&OP, który spina obieg informacji między częścią rynkową firmy – działem handlowym, a częścią produkcyjno-logistyczną. Dzięki temu spółka lepiej kontroluje koszty, utrzymuje wysoką jakość surowca i wyrobu końcowego, przy zminimalizowanej powierzchni magazynowej i lepszych wskaźnikach wykorzystania środków transportu (średnio 95% obciążenia pojazdów) oraz posiada szyty na miarę system zarządzania, który jak kokpit w samolocie pozwala precyzyjnie sterować biznesem. Dzięki drobiazgowym analizom procesów produkcji firmie udało się poprawić parametry w zakresie utrzymania ruchu: skrócono czas przezbrojeń, mycia, obniżając wskaźnik awaryjności maszyn. Optymalizacja spółki pozwoliła również zredukować koszty pracy, co zmniejsza ryzyko operacyjne w dobie niedostatku pracowników tymczasowych w okresie zbioru warzyw. Obecnie w szczycie sezonu produkcyjnego spółka potrzebuje dwa razy mniej pracowników tymczasowych.

Lista korzyści Masfrost po projekcie optymalizacyjnym:

  • Redukcja odpadu w końcowym procesie konfekcji o 50%.
  • Wzrost ogólny wskaźnika OEE o 20pp w stosunku do poziomu wyjściowego.
  • Poprawa wskaźnika wykorzystania środków transportu z 70 do 95%.
  • Optymalizacja pracy – 50% mniejsze zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych w szczycie sezonu.
  • Redukcja przestrzeni magazynowej, rezygnacja z 2 składów, zmniejszone łączne koszty logistyki wewnętrznej o 50%.
  • Wdrożenie modelu organizacji samodoskonalącej się – po projekcie TWI dokonano pomiaru kompetencji i uzupełniono luki pracowników w optymalny sposób przyporządkowano do specyfiki stanowisk, wdrożono plan rozwoju kompetencji.
  • Szybsze wdrożenia nowych pracowników.
  • Znaczna redukcja kosztów operacyjnych związanych z ilością odpadów, utrzymywaniem powierzchni magazynowych, transportem, przepływem pracy, skalą utrzymywanych zasobów osobowych, organizacją pracy.
  • Wdrożenie planowania sprzedaży i powiązanie planów z obszarami produkcji, logistyki i magazynowania.
  • Skuteczniejsze zarządzanie biznesem m.in. ryzykiem (znaczna redukcja ryzyka złych decyzji o znaczeniu strategicznym mających wpływ na wskaźniki finansowe), operacją (koncentracja na pareto strat produkcyjnych i cykliczny pomiar efektywności pracy).
  • Przygotowanie systemu zarządzania firmą tak, aby zmniejszyć ryzyko związane z anomaliami pogodowymi.

„Masfrost borykał się z nadmiarowym powstawaniem odpadów w procesie produkcji oraz stosunkowo wysokimi kosztami operacyjnymi. W ramach wstępnych analiz staraliśmy się spojrzeć na tę firmę całościowo, by zidentyfikować te obszary, gdzie szybko możemy przełożyć działanie na rezultat biznesowy. To szersze spojrzenie na organizację jest wartością wnoszoną przez 4Results. Cieszę się, że udało nam się przekonać zarząd do prac w ramach TWI, w logistyce i w S&OP, a nie tylko na produkcji, ponieważ to dzięki połączeniu tych projektów udało się uzyskać tak spektakularne rezultaty” Piotr Wrzeszcz, partner zarządzający w 4Results.

Pobierz case w pdf

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ