5S w Buglo Play – jak porządek stał się fundamentem rozwoju firmy?

O firmie Buglo Play

Buglo Play to firma z Koszalina, która od lat tworzy nowoczesne i bezpieczne place zabaw oraz urządzenia rekreacyjne. Produkty Buglo Play trafiają zarówno na rynek polski, jak i zagraniczny. Marka wypracowała silną pozycję dzięki jakości wykonania, dbałości o szczegóły i unikalnemu wzornictwu. Buglo Play tworzy miejsca, gdzie dzieci mogą bezpiecznie rozwijać się przez zabawę, a dorośli mają pewność, że ich dzieci korzystają z produktu sprawdzonego i trwałego. Za sukcesem Buglo Play stoi zespół kilkuset pracowników, którzy łączą wiedzę techniczną z pasją do tworzenia czegoś wyjątkowego. To oni codziennie pracują nad tym, by produkty nie tylko spełniały normy, ale też były piękne, estetyczne i funkcjonalne. Firma buduje swój rozwój w oparciu o takie wartości jak: Odpowiedzialność, Szacunek, Innowacja, Zespołowość i Elastyczność. To nie są puste hasła, widać je w podejściu do klientów, w relacjach w zespole i we wdrażaniu nowych rozwiązań.

Rycina 1. Przykładowa realizacja firmy Buglo Play.

Wyzwanie przed firmą

Dynamiczny rozwój przyniósł Buglo Play nowe szanse, ale też wyzwania. Coraz większa liczba zamówień wymagała szybszej i bardziej zorganizowanej pracy, ale też dawała impuls do szukania inspiracji, by fabryka stawała się coraz bardziej przyjaznym i nowoczesnym miejscem pracy. Prezes od dawna marzył o tym, aby stworzyć przestrzeń, w której wszystko jest przejrzyste i czytelne, a sama organizacja pracy wspiera ludzi w ich codziennych zadaniach. Ta wizja wizualnej fabryki, w której porządek, bezpieczeństwo i jasne zasady są czymś naturalnym, stała się impulsem do zmian. Firma postawiła na budowanie systemu, który ułatwia pracę, daje poczucie odpowiedzialności i jednoczy zespół wokół jednej idei.

Decyzja o wdrożeniu 5S

W styczniu 2024 roku podjęto decyzję o wdrożeniu systemu 5S. Nie była to decyzja spontaniczna, była przemyślanym krokiem w kierunku dalszego rozwoju. Najwyższe kierownictwo jasno zaznaczyło, że 5S to nie dodatek, ale element długotrwałej strategii. Prezes i Dyrektor od początku byli obecni w procesie – nie tylko mówili o 5S, ale też aktywnie w nim uczestniczyli. Dla pracowników był to jasny znak, że temat traktowany jest poważnie i że zmiany naprawdę mają znaczenie. Równie ważna była rola Liderów, Brygadzistów i Kierowników. To oni byli najbliżej zespołów, wspierali ich codzienne działania, pomagali rozwiązywać problemy i pilnowali, żeby nowe standardy faktycznie weszły w życie. Dzięki temu pracownicy widzieli spójny przekaz: od Dyrektora przez Kierownika po Lidera..

5S w Buglo Play – od zasady do praktyki

System 5S składa się z pięciu kroków. W Buglo Play każdy z nich został przełożony na konkretne działania i narzędzia:

1. Sortowanie – celem było pozbycie się zbędnych rzeczy. Każdy zespół przeanalizował swoje stanowisko i wspólnie zdecydował, co naprawdę było potrzebne, a co tylko przeszkadzało w pracy. To pozwoliło uporządkować przestrzeń i wyeliminować bałagan.

2. Systematyka – wszystko, co potrzebne, miało swoje miejsce. Wprowadzono wizualne oznaczenia, miejsca odkładcze i mobilne wózki. Dzięki temu każdy wiedział, gdzie co jest, a narzędzia były zawsze pod ręką. Zniknęło szukanie i tracenie czasu.

3. Sprzątanie – nie chodziło o jednorazowe czyszczenie, lecz o wprowadzenie nawyku dbania o miejsce pracy. Pojawiły się kąciki czystości, zasady oraz harmonogramy sprzątania. To zwiększyło bezpieczeństwo i pomogło lepiej dbać o maszyny oraz wyposażenie.

4. Standaryzacja – przygotowano jasne standardy stanowisk i oznaczenia kolorystyczne. Dodatkowo pracownicy wspierali się 14 zasadami wizualnego miejsca pracy, które w prosty sposób pokazywały, jak projektować ergonomiczne, bezpieczne i przejrzyste stanowiska pracy. Dzięki temu każdy wiedział, jak powinno wyglądać jego stanowisko.

5. Samodyscyplina – to był najtrudniejszy krok, bo wymagał konsekwencji. W Buglo Play wspierano go poprzez regularne audyty, tablice wyników i elementy grywalizacji. Wyniki były jawne i dostępne dla wszystkich, co motywowało zespoły do utrzymywania standardów i rywalizacji o najlepsze rezultaty. Kluczowe było także wsparcie kadry zarządzającej wyższego szczebla – ich obecność i zaangażowanie wzmacniały znaczenie 5S i pomagały budować kulturę odpowiedzialności.

Tak wdrożone 5S nie było tylko teorią z książki, lecz zestawem praktycznych działań, które od razu przyniosły efekty: czystsze stanowiska, mniej chaosu i większe poczucie kontroli nad własną pracą.

Rycina 2. Standard uzupełniania pomarańczowej kartki Hotelu 5S.

Rycina 3. Wózek 5S.

Rola koordynatorów i kierowników

Proces zmian potrzebował ludzi, którzy będą go nie tylko nadzorować, ale też wspierać w codzienności. Takimi osobami były Natalia Szymanowska – Opiekun systemu i Łukasz Klusek – Trener 5S. Natalia łączyła rolę praktyka i opiekuna systemu. Z jednej strony pracowała bezpośrednio z pracownikami, a z drugiej pilnowała spójności działań, prowadziła szkolenia i dokumentowała zmiany. Natalia jest osobą niezwykle solidną i odpowiedzialną, zawsze można na nią liczyć, a jej konsekwencja i wsparcie są decydujące dla powodzenia projektu. Łukasz odgrywał kluczową rolę w pracy z ludźmi. Był blisko produkcji, pomagał wdrażać pomysły i inspirował do szukania usprawnień. Dzięki niemu pracownicy widzieli, że ich inicjatywy mają sens i można je szybko wprowadzać w życie. Co ważne, Natalia i Łukasz naprawdę uwierzyli w sens 5S. Byli pierwszymi osobami, które wspierały wdrożenie systemu od samego początku i aktywnie go budowały. To dzięki ich determinacji i codziennemu zaangażowaniu udało się przekonać zespoły, że 5S nie jest dodatkowym obowiązkiem, ale sposobem na lepszą pracę. Równie ważne było wsparcie Kierowników. Ich rola polegała nie tylko na nadzorze, ale też na wspólnym wdrażaniu zmian, rozmowach z zespołami i rozwiązywaniu bieżących problemów. To budowało poczucie, że każdy od pracownika po kierownika ma udział w zmianie.

Rycina 4. Burza mózgów nad usprawnieniami w obszarze.

Trójkąt Wizualnego Zarządzania

W Buglo Play, 5S powiązano z koncepcją trójkąta wizualnego zarządzania. To narzędzie, które pozwala nie tylko wprowadzać zmiany, ale też je utrzymywać i rozwijać.

Wizualne standardy pracy – to oznaczenia, instrukcje i zasady, które są widoczne dla wszystkich.

Zarządzanie wizualne – to tablice i wskaźniki, które pokazują, jakie są postępy i gdzie występują problemy.

Standaryzowana praca menedżera – to powtarzalne działania kierowników, takie jak Gemba Walk, udział w porannych operatywkach czy rozmowy z pracownikami.

Dzięki temu pracownicy mieli jasne zasady, a kierownicy narzędzia, żeby je wspierać.

Podręcznik 5S w Buglo Play

Aby utrwalić efekty i dobre praktyki, powstał Podręcznik 5S Buglo Play. To przewodnik, który opisuje zasady systemu i pokazuje przykłady rozwiązań wypracowanych w firmie. Jego siłą jest to, że powstał w oparciu o doświadczenia pracowników. Dzięki temu jest wiarygodny i bliski codzienności. Podręcznik pełni dwie funkcje: przypomina zasady, ale też inspiruje do szukania nowych usprawnień. To żywe narzędzie, które rozwija się razem z firmą i wzmacnia kulturę ciągłego doskonalenia.

Rycina 7. Natalia Szymanowska – współautorska podręcznika 5S.

Wspólne przejścia po obszarach

Jednym z kluczowych elementów były wspólne przejścia po obszarach. Zespoły mogły pokazać swoje rozwiązania, a inni czerpali z nich inspirację. To budowało atmosferę otwartości i współpracy. Bardzo ważne było to, że w przejściach uczestniczył Prezes lub Dyrektor. Doceniali pracowników, ich wysiłek włożony w pracę i wzmacniali pozytywne zachowania. Dzięki temu przejścia nie były odbierane jako kontrola, lecz jako okazja do rozmowy, zaprezentowania efektów swojej pracy i wzajemnego docenienia.

Pomysły pracowników

Jednym z największych atutów całego procesu były pomysły pracowników. To oni spędzali na swoich stanowiskach cały dzień, najlepiej znali trudności i wiedzieli, co najbardziej utrudniało im pracę. Właśnie dlatego to ich inicjatywy stały się motorem zmian. Pomysły trafiały na Hit Listę, która była ogólnodostępna i przejrzysta – każdy mógł dopisać swoją sugestię i śledzić, co działo się dalej. Najważniejsze było to, że każdy pomysł był traktowany poważnie. Zasada była prosta: nie ma złych pomysłów. Nawet jeśli jakaś propozycja wydawała się zbyt drobna lub trudna do wdrożenia wprost, zawsze była omawiana i często stawała się inspiracją do innego rozwiązania.

Dzięki temu pracownicy czuli, że system należy do nich. To budowało silne poczucie odpowiedzialności – jeśli to „mój pomysł”, to naturalne, że będę o niego dbać i pilnować, by się sprawdził. Pojawiła się też duma – ludzie mogli zobaczyć, że ich inicjatywa realnie zmienia codzienność całego zespołu. Proces ten miał również wymiar kulturowy. Przełamał schemat, w którym usprawnienia były „odgórne”. Tutaj to pracownicy stali się autorami rozwiązań, a Kierownicy i Koordynatorzy wspierali ich w realizacji. To odwrócenie ról sprawiło, że zespoły otworzyły się na kolejne zmiany – skoro poprzednie zadziałały, to warto było próbować dalej.

Efekty po 3 miesiącach

Po trzech miesiącach pilotażu zmiany były widoczne nie tylko w sposobie zorganizowania stanowisk, ale też w codziennych nawykach i podejściu ludzi do pracy. Stanowiska stały się przejrzyste i uporządkowane, łatwiej było znaleźć potrzebne narzędzia, przestrzeń zaczęła być wykorzystywana w pełni, a bezpieczeństwo i ergonomia wyraźnie się poprawiły. Jednak najcenniejsze okazały się zmiany w kulturze. Pracownicy zaczęli patrzeć na swoją przestrzeń i obowiązki z większą świadomością. Poczuli, że porządek nie jest odgórnym nakazem, ale wspólną odpowiedzialnością, która daje poczucie dumy i wpływu. Z czasem pojawiła się większa otwartość na rozmowy o usprawnieniach, a zespoły zaczęły same inicjować pomysły i dyskutować o zmianach. To doświadczenie zbliżyło ludzi i w naturalny sposób wzmocniło postawy, pojawił się większy szacunek do pracy innych i troska o wspólne środowisko, zauważalna była gotowość do uczenia się od siebie i otwartość na nowe rozwiązania. Liderzy przestali być kojarzeni z kontrolą, a ich rola coraz częściej polegała na dawaniu przykładu i wspieraniu zespołów w poszukiwaniu lepszych sposobów działania. Co ważne, efekty nie zakończyły się na samej wizualnej poprawie. Zespoły mówiły o mniejszej frustracji związanej z chaosem, o większej satysfakcji z codziennej pracy i o poczuciu, że funkcjonują w miejscu, które sprzyja zaangażowaniu i współpracy. Te pozytywne emocje stały się paliwem do dalszych zmian i sprawiły, że projekt zyskał zupełnie nowy wymiar.

Kluczowe czynniki sukcesu

Na sukces wdrożenia złożyło się kilka elementów, które wspólnie stworzyły spójny system:

Zaangażowanie kierownictwa – Prezes i Dyrektor nie tylko wspierali projekt, ale również aktywnie w nim uczestniczyli. Ich obecność podczas przejść po obszarach i docenianie pracowników były wyraźnym sygnałem, że temat był naprawdę ważny.

Praca Koordynatorów – siłą 5S była współpraca Natalii i Łukasza. Natalia dbała o ramy i zasady systemu, a Łukasz pomagał przekładać je na realne działania produkcji. Dzięki temu 5S nie było tylko teorią, lecz funkcjonowało w codziennej praktyce.

Rola Kierowników – ich codzienna obecność, wspieranie zespołów, rozwiązywanie problemów i przypominanie o standardach sprawiły, że 5S nie było jednorazową akcją, lecz stało się integralną częścią pracy.

Pomysły pracowników – ich inicjatywy były sercem projektu. To one nadawały mu autentyczność i sprawiały, że zmiany były przyjmowane z entuzjazmem.

Czas i przestrzeń na działanie – pracownicy otrzymali możliwość i czas, by spokojnie pracować nad wdrożeniem. To pokazało, że firma traktowała temat poważnie.

Wspólne przejścia i docenianie – prezentowanie efektów, wymiana doświadczeń i słowa uznania od przełożonych wzmacniały pozytywne zachowania oraz motywację do dalszej pracy.

Bez tych elementów 5S mogłoby pozostać teorią lub narzędziem. Dzięki nim stało się realnym systemem pracy – żywym, angażującym i dającym wymierne rezultaty.

Podsumowanie i perspektywa

Wdrożenie 5S w Buglo Play pokazało, że porządek to nie tylko kwestia estetyki, ale fundament kultury organizacyjnej. To proces, który zmienia codzienną pracę, daje ludziom poczucie wpływu i buduje odpowiedzialność. Dzięki 5S firma zyskała nie tylko uporządkowaną halę, ale też większe zaangażowanie pracowników i kulturę współpracy. To, co zaczęło się od porządkowania stanowisk, przerodziło się w zmianę myślenia – od „to nie mój problem” do „to my tworzymy nasze miejsce pracy”. Buglo planuje rozwijać 5S dalej. System nie jest traktowany jako zamknięty projekt, ale jako fundament do wdrażania kolejnych elementów Lean. Dzięki temu firma buduje przewagę nie tylko technologiczną, ale i organizacyjną, a to daje stabilne podstawy do dalszego rozwoju.

Refleksja zespołu

Podsumowując pracę nad wdrożeniem 5S, zespół podzielił się swoją refleksją.

Tomasz Bętkowski

Szkolenie 5S wniosło wiele pozytywnych zmian zarówno w pracę, jak i życie codzienne. Nauczyło nas, jak ważna jest organizacja, porządek i systematyczność w miejscu pracy, co przekłada się na większą efektywność i mniejszy stres. Dzięki zasadzie 5S lepiej zarządzamy swoim czasem, szybciej znajdujemy potrzebne przedmioty i utrzymujemy czystość na stanowisku! Szkolenie 5S nauczyło nas, że porządek to nie jednorazowe działanie, lecz codzienna postawa wpływająca na jakość pracy i życia.

Damian Kacprzak

Według mojej oceny 5S poprawiło organizację pracy, utrzymanie narzędzi w bardzo dobrym stanie technicznym, dzięki którym możemy wykonać produkty wysokiej jakości. 5S przede wszystkim wprowadziło bezpieczeństwo na hali produkcyjnej oraz możliwość utrzymywania wszystkich standardów.

Dawid Pabisiak

Gdy pierwszy raz usłyszałem hasło 5S byłem po prostu zbity z tropu. Jednak z czasem poznając jego koncepcję i ludzi, którzy go wprowadzają zacząłem z dnia na dzień rozumieć go coraz lepiej. Pragmatyzm i przewodnia myśl by doskonalić to czym dysponujemy w bieżącym momencie od razu do mnie przemówiły, a zaangażowanie ludzi przejętych 5S-em dały mi jasno do myślenia, że robimy coś, co jest potrzebne każdej firmie, kiedy spojrzymy na nią jako na strukturę. Każda firma oczywiście jest pełna wad. 5S daje totalnie nowe spojrzenie. 5S nie widzi wad. Widzi śrubki, które warto dokręcić, przy użyciu kreatywnego myślenia, cierpliwości, oraz ludzkich chęci. 5S uczy, że grupa jeśli zechce może stać się zespołem. Zespołem, który jeśli dopracuje swoją komunikację, poprawi swój komfort pracy, a przy okazji nauczy się szukać usprawnień. 5S to koncepcja, która nie skreśla, tylko zadaje pytania. Kiedy mamy człowieka, który w naszym mniemaniu nie nadaje się na dane stanowisko i zawiódł oczekiwania swoich przełożonych, 5S nie stawia na nim krzyżyka tylko analizuje, czy ów osoba została wytypowana na stanowisko, w którym jej mocne strony będą miały szansę na to, by dać o sobie znać? Czy ta osoba otrzymała właściwe przeszkolenie? Czy poświęcono jej na przeszkolenie wystarczająco dużo czasu? I to jest naprawdę fajne, bo jeśli jeszcze szerzej spojrzeć na koncepcję 5S-a, to zrozumiemy, że przede wszystkim chodzi o działanie. Działanie i szukanie słabych punktów, które przy użyciu słusznych i właściwych środków zamienimy w mocne i zawsze ambitne punkty. 5S jest praktyczny i daje do myślenia. Osobiście najbardziej lubię rozmawiać z jego świadomymi zwolennikami, bo po dyskusji z nimi czuć, że zawsze, możemy sprawić, by było nam w naszym miejscu pracy jeszcze lepiej.

Natalia Szymanowska

5S to nie narzędzie to system, dzięki któremu pracownicy z uśmiechem wracają do pracy. 5S to nie tylko teoria z książki, ale przede wszystkim budowanie kultury organizacyjnej opartej na wartościach firmy. Dla mnie 5S to wspólna droga z Buglakami, którą warto było przejść , żeby na końcu uzyskać tak wspaniały efekt w postaci Wizualnych Miejsc Pracy.

Monika Boruch

Do czego jest mi to potrzebne? E! Nie to się nie uda. Nic się tu nie da zrobić! – takie były moje pierwsze myśli po usłyszeniu zdania: „Teraz u was robimy 5S. Czas na wasz obszar!”. Co mi/nam to dało? Przestrzeń, porządek, czas. Przestrzeń – po segregacji i wyrzuceniu tego co nam jest niepotrzebne, zyskaliśmy dużo przestrzeni, której nam brakowało na potrzebne/niezbędne rzeczy. Porządek – dzięki segregacji i wprowadzeniu oznaczeń oraz wymianie pojemników na większe, pojemniejsze – zapanował ład. Wszystko ma swoje miejsce. Czas – dzięki wprowadzeniu kilku zmian, próbujemy skrócić czas składania zleceń. To nie koniec, czas na kolejne zmiany. I kto kogo zaskoczył?

Łukasz Gośniak

5S to „fundament doskonałości operacyjnej”.

Damian Janczyszyn

5S to poprawa wizualnej strony firmy poprzez ustandaryzowane wizualne stanowiska pracy, powodujące również zwiększenie komfortu pracownika przy przesunięciu go na inne stanowisko.

Jacek Prądzyński

5S jest elementem budowy odpowiedzialnego zespołu pracowników zaangażowanego w realizowanie postawionych celów.

Warsztat pokazuje, jak stworzyć wizualny obszar pracy, który porządkuje procesy, zachowania i komunikację zespołu. Uczysz się projektować środowisko, które jest samowyjaśniające, samoporządkujące i samodoskonalące — tak, aby ludzie pracowali stabilnie, bez zbędnego ruchu i bez błędów wynikających z chaosu informacyjnego. W praktyce przechodzisz przez różnicę między „niewizualnym” a „wizualnym” miejscem pracy, projektujesz tablice, standardy i wizualne stanowiska, a następnie testujesz wszystko w Kuchni Inspiracji Makro — gdzie natychmiast widać, jak wizualność wpływa na efektywność, jakość i współpracę.