Na czym polegają projekty TWI, czyli Training Within Industry? Ich celem jest m.in. szybkie wdrożenie nowych pracowników i nie chodzi tutaj o czas skrócenia procesu szkoleń oraz o zmniejszenie poświęconego czasu przez Trenerów osobom szkolącym się, ale o przeszkolenie pracownika.
Chodzi o to, aby pracownik był szybciej samodzielny na stanowisku pracy oraz osiągnął wyższą produktywność w krótszym czasie realizacji. Kolejnym celem jest redukcja błędów jakościowych wśród nowych pracowników, ale także wśród stałych pracowników, dla których często wykonywana praca jest już codzienną rutyną i wykonują swoją pracę w sposób mechaniczny, co również może prowadzić do popełniania przez nich błędów jakościowych.
Poprzez TWI zwiększamy także bezpieczeństwo pracy oraz poziom wiedzy i świadomości pomiędzy pracownikami, standaryzujemy procesy, rozwijamy umiejętności pracowników pomiędzy stanowiskami, przez co pracownicy stają się bardziej poliwalentni, a organizacje mogą wreszcie zarządzać rozwojem swoich pracowników. Organizacje co raz częściej wdrażają i dbają o proces ciągłego doskonalenia, chcą poprzez różne programy usprawnić szereg procesów w firmie.
Ważna dla całego systemu jest także dobrze przeszkolona kadra kierowników zmianowych, liderów, brygadzistów, których rola przez ostatnie lata bardzo się zmieniła, to oni mają bezpośredni wpływ na pracowników i dzięki nabyciu przez nich kompetencji miękkich mogą wpłynąć na zatrzymanie pracowników w przedsiębiorstwie.
Program TWI składa się z 3 Modułów:
- Instruowanie pracowników.
- Doskonalenie Metod Pracy (Kaizen).
- Budowanie dobrych Relacji z Pracownikami (Przywództwo).
TWI jako filozofia Lean Management
TWI to filozofia Lean Management i powinna być fundamentem każdego systemu zarządzania dowolną organizacją. To ludzie tworzą przedsiębiorstwa i bez ich świadomości i zaangażowania, wdrożenie Lean Management jest w praktyce niemożliwy. W projektach TWI największy nacisk położony jest na rozwój pracowników, zarówno tych nowych jaki i stałych. Dzisiaj firmy zaczynają pracować nad procesami wdrożeń nowych pracowników, jednak zdarza się, że zapominają o stałych pracownikach, dzięki którym powstało w organizacji wiele standardów, usprawnień, relacji, to oni mieli i mają wpływ na kulturę organizacyjną danej firmy i to od nich zależy jak nowy pracownik zostanie wdrożony w firmie.
Dzięki wdrożeniu pełnych 3 Modułów, przedsiębiorstwa mogą sprawnie budować swoją przewagę konkurencyjną na rynku pracy. Dbając przy tym o standaryzację pracy, zarządzanie rozwojem pracowników, programy Kaizen oraz o budowanie dobrych relacji z pracownikami w oparciu o liderstwo angażujące.
Sukces programu Training Within Industry wynika także z faktu, iż zbudowany jest w oparciu o cykl Deminga: Plan-Do-Check-Act (PDCA). Co pozwala na dokładne zaplanowanie i wdrożenie koncepcji ciągłego doskonalenia, który jest istotny w całym procesie TWI, który powinien wyglądać w następujący sposób: Standaryzacja istniejącego procesu – Usprawnienie – Nowy Standard – Szkolenie – Wdrożenie i praca na nowym standardzie – Usprawnienie – Nowy Standard – Szkolenie – Wdrożenie i praca na nowym standardzie itd. Proces uczenia jest również oparty na cyklu PDCA.
Standaryzacja procesów, metod pracy
W zarządzaniu przedsiębiorstwem kluczową rolę odgrywa standaryzacja pracy/ procesów. To standardy wpływają na redukcję błędów ludzkich w procesach, które są często przyczyną wypadków w pracy, braków jakościowych czy reklamacji. Dzięki standaryzacji pracy możemy poznać i wyeliminować przyczyny źródłowe popełnianych przez pracowników błędów, które mogą być związane ze złym lub nieaktualnym standardem, słabym procesem szkoleń, brakiem procesu wdrożenia nowych pracowników, nieprzestrzeganiu standardów przez pracowników, brakiem procesu ciągłego doskonalenia oraz systemu audytowego, dzięki któremu utrzymujemy i monitorujemy cały proces.
Pierwszy moduł Instruowanie Pracowników (IP) opiera się na tworzeniu standardów w oparciu o Arkusz Podziału Pracy, który składa się z 4 części: Główne kroki (Co?), Wskazówki (Jak?), Przyczyny (Dlaczego?) oraz z Wizualizacji, czyli zdjęć. Standard powinien być ułożony w proces krok po kroku, zawierać konkretne czynności, jak je prawidłowo i bezpiecznie wykonywać oraz ma uświadomić pracownikom dlaczego mają wykonywać prace w taki a nie w inny sposób i co się stanie jak zrobią to inaczej.
W wielu organizacjach wykonuje się czynności za pomocą różnych metod, IP wymaga wystandaryzowania jednego najlepszego sposobu pracy, który daje podstawy do wdrożenia procesu ciągłego doskonalenia i uczy pracowników wykonywania pracy w sposób właściwy.
W całym procesie standaryzacji bardzo ważny jest proces ciągłego doskonalenia (Kaizen). Usprawnienia często dotyczą eliminacji 8 marnotrawstw w procesie. Dzięki narzędziom do rozwiązywania problemów jak m.in. Ishikawa, 5xWhy, 1H5W szybciej dotrzemy do źródeł popełnianych błędów przez pracowników i usprawnimy cały proces. Dobrze wdrożone programy Kaizen dają organizacją bardzo dużo oszczędności, dzieje się tak dzięki generowaniu pomysłów przez pracowników, którzy doskonale znają swoje stanowiska pracy, maszyny i wiedzą jak usprawnić swoją pracę – warto jest słuchać swoich pracowników! To się po prostu opłaca.
Instruktaże TWI – Proces przekazywania wiedzy
Kluczowe w programie TWI są Instruktaże. Według metody 3P (Powiedz, Pokaż, Przećwicz) uczymy Trenerów TWI jak skutecznie i jakościowo przekazywać wiedze. Pokazujemy jakie są najbardziej efektywne metody uczenia innych, jakich błędów nie popełniać podczas prowadzenia instruktażu. W całym procesie zmieniamy ich nawyki i dbamy o to, aby Trener z jednej strony przekazywał wiedze i rozwijał innych z umiejętności twardych, ale także dbał o aspekty miękkie w całym procesie instruktażu. Podczas nauki instruktażów TWI, często uruchamiamy elementy Modułu 3 – Budowanie dobrych relacji z pracownikami. Uczymy Trenerów m.in. sprawnej komunikacji, uważności na drugą osobę, angażowania pracownika w instruktaż, odpowiedzialności za rozwój innego pracownika.
TWI jako sprawny system
Jak to robimy? Otóż przed rozpoczęciem projektu definiujemy 3 nowe role w organizacji: Master (Lider) TWI, Trener (Instruktor) TWI, Audytor (Superwizor) TWI. Zapraszamy także działy HR, Jakości, BHP, Inżynierów procesów, technologów, dzięki czemu każdy ma wpływ na rozwój projektu i czuje się za niego odpowiedzialny. Do zespołu projektowego TWI wybieramy osoby, które posiadają wiedzę o pracy, mają doświadczenie.
W programie TWI wykorzystujemy m.in. takie narzędzia jak: Arkusz Podziału Pracy (APP), matryce umiejętności, stanowiskowe, plan szkoleń, Arkusz Doskonalenia Metod Pracy, arkusze audytowe, czy narzędzia do rozwiązywania problemów. Jednak musimy pamiętać, że są to jedynie narzędzia, a kluczowym celem Lean HR jest zapięcie tych narzędzi w proces, dzięki któremu możemy sprawnie zarządzać rozwojem pracowników. Dlatego w projektach TWI dbamy o to, aby wszystko zapiąć w dobrze działający i sprawny system. Wspomaga nas w tym również zarządzanie wizualne, w oparciu o tablicę sprawdzamy i aktualizujemy wcześniej opracowane wskaźniki TWI (wskaźniki: realizacji standardów pracy, wdrożeń i szkoleń pracowników oraz przeprowadzania audytów). Na tablicy także pojawia się matryca do planowania szkoleń pracowników oraz harmonogram audytów TWI .Tablica omawiana jest podczas spotkań dziennych lub tygodniowych.
Oczywiście ważną rolę w całym procesie Lean HR odgrywa matryca umiejętności, dzięki której możemy zarządzać rozwojem pracowników, stworzyć dobry system wynagrodzeń, opracować system premiowy, wdrożyć ścieżki rozwoju pracowników czy zaszeregowań stanowiskowych. To matryca pokazuje nam, którym obszarem, powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności z poziomu strategicznego jak i operacyjnego, kogo i z czego szkolić?, pokazuje gdzie mamy największe luki w umiejętnościach w zespole i potrzeby szkoleniowe, którego pracownika awansować.
We wdrożeniu całego programu TWI ważne jest uruchomienie wszystkich 3 Moduły TWI. Wiele zależy o potrzeb i celów projektu. Czasami trzymamy się kolejności i realizujemy moduły po kolei, a czasami zmieniamy i zaczynamy od innego modułu, zdarza się także, że uruchamiamy wszystkie procesy jednocześnie.
Artykuł został opublikowany w czasopiśmie Kaizen kwiecień-maj 2019 nr 2(37)/2019
