Współczesne firmy coraz bardziej zdają sobie sprawę z tego, jak ważny jest proces onboardingu, czyli wdrażania nowego pracownika. Niezależnie od branży, odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony onboarding ma kluczowe znaczenie dla budowania zaangażowania i efektywności nowego członka zespołu. Jako proces długofalowy, onboarding ma także ogromny wpływ na redukcję rotacji pracowników, co w dłuższym czasie przekłada się na oszczędności związane z rekrutacją, szkoleniami czy efektywniejszą i bardziej wydajną pracą zespołu.
Czym jest onboarding?
Onboarding to proces, który ma na celu pomóc nowemu pracownikowi w płynnym wdrożeniu do organizacji i procesów zachodzących wewnątrz niej. Obejmuje nie tylko szkolenia dotyczące bezpieczeństwa czy poznania firmy, ale budowanie pozytywnych relacji z pracownikiem, zapoznawanie go z kulturą organizacyjną oraz wspierania w adaptacji w nowym środowisku pracy. Zwykle proces onboardingu trwa od kilku dni do kilku miesięcy i różni się w zależności od specyfiki organizacji oraz stanowiska.
Dlaczego onboarding ma znaczenie?
Onboarding jest kluczowy z kilku powodów. Po pierwsze, daje pracownikowi poczucie, że jest częścią organizacji, co ma ogromne znaczenie dla jego zaangażowania i satysfakcji z pracy. Nowi pracownicy, którzy czują się dobrze przyjęci i zaopiekowani, są bardziej skłonni do długofalowej współpracy. Po drugie, dobrze przygotowany proces onboardingu pozwala na szybsze wdrożenie pracownika w jego obowiązki i zadania, co zwiększa efektywność pracy i redukuje czas potrzebny na osiągnięcie pełnej produktywności. Również dla organizacji, skuteczny onboarding oznacza mniejsze koszty związane z błędami wynikającymi z niewłaściwego przygotowania nowego pracownika do pracy, a także mniejsze ryzyko rotacji, która wiąże się z koniecznością ponownej rekrutacji oraz szkolenia nowych osób. Istotnym aspektem onboardingu jest także wprowadzenie nowych pracowników do kultury organizacyjnej firmy, co pomaga w zbudowaniu silnego poczucia przynależności oraz w lepszym zrozumieniu wartości, misji i celów organizacji.
Onboarding a rotacja pracowników
Rotacja pracowników jest zjawiskiem, które wciąż stanowi wyzwanie dla wielu organizacji, szczególnie w branżach, w których procesy produkcyjne są długie i wymagają określonych umiejętności technicznych, a także wiedzy. Wysoka rotacja generuje dodatkowe koszty związane z rekrutacją, szkoleniami, co więcej zmniejsza morale pozostałych członków zespołu. Z tego względu, skuteczny onboarding, gdzie podstawą jest ustandaryzowany system szkoleń pracowników za pomocą TWI (Trening Wiedza Instruktaż) i metody 5P (Przygotuj – Powiedz – Pokaż – Przećwicz – Pomagaj) może stać się jednym z kluczowych narzędzi w pracy nad redukcją rotacji. Nauka nowych pracowników i ustandaryzowane przekazywanie wiedzy pozwalają także na eliminację błędów jakościowych oraz skrócenie czasu wykonywania czynności niezbędnych do wyprodukowania wyrobu gotowego czy jego spakowania. Należy jednak podkreślić, że tylko dogłębna analiza przyczyn źródłowych wysokiej rotacji w organizacji jest w stanie pozwolić na zdefiniowanie działań niezbędnych w celu jej redukcji.
Pierwsze wrażenie ma znaczenie
Pierwsze dni w pracy są niezwykle ważne, ponieważ to wtedy nowy pracownik tworzy sobie obraz organizacji. Jeśli onboarding jest przeprowadzony w sposób chaotyczny lub niekompletny, pracownik może poczuć się zagubiony, niedoceniany lub niezrozumiany. To z kolei może prowadzić do frustracji, a w dłuższej perspektywie do decyzji o rezygnacji z pracy. Aby tego uniknąć, firmy powinny zadbać o to, by proces onboardingu był dobrze zorganizowany, a pracownik miał jasność co do swoich obowiązków, oczekiwań oraz miejsca w zespole.
Wsparcie trenerskie
Skuteczny onboarding nie kończy się na zapoznaniu z procedurami. Pracownicy, którzy od samego początku czują się zaopiekowani i zaangażowani oraz widzą sens swojej pracy, mają mniejszą tendencję do szukania innych ofert zatrudnienia. Tego typu zaangażowanie można budować poprzez wsparcie trenerskie, czyli przypisanie pracownika do trenera, który będzie go wspierał i udzielał niezbędnych wskazówek, rozwijał jego umiejętności na każdym etapie onboardingu, poprzez przekazywanie wiedzy w ustandaryzowany sposób.
Wykorzystanie wizualnych standardów w procesie wdrożenia
Skuteczny onboarding powinien mieć jasno określone cele i wiedzę do pozyskania przez pracownika, która pozwoli mu na skuteczne wykonywanie jego obowiązków. Pracownicy, którzy nie znają przyczyn i powodów, dlaczego wykonują daną czynność, często nie są dobrze przygotowani do wykonywania swojej pracy. Aby tak się nie stało, wiedza, która powinna zostać przekazana pracownikowi powinna zostać ustandaryzowana i przygotowana w odpowiedniej formie np. wizualnych standardów. Wizualne standardy takie jak APP (Arkusz Podziału Pracy) wspierają rozwój pracowników. APP to narzędzie wspierające instruowanie pracowników. Składa się z głównych kroków, wskazówek i przyczyny. To szczegółowo opisane czynności, w taki sposób, aby były proste do nauki i wykonania. W całym procesie wdrożenia pomocna jest także wizualizacja na stanowiskach pracy, wywołująca odpowiednie zachowania wśród osób pracujących na danym obszarze. Warto zadbać, aby środowisko pracy było samo wyjaśniające się i bez zbędnych ruchów.
Praca nad kulturą organizacyjną
Kultura organizacyjna jest jednym z najważniejszych elementów wpływających na zaangażowanie pracowników. Onboarding to doskonała okazja, by wprowadzić pracownika w wartości firmy, jej misję oraz zasady. Omówienie zasad organizacji i dyscypliny w miejscu pracy sprawia, że pracownik wie, które zachowania są pożądane, a które nie. Jest to szczególnie ważne w firmach, które stawiają na współpracę, zaufanie oraz usprawnienia. Warto w tym miejscu wspomnieć o roli lidera (kierownika). To osoba zarządzająca danym obszarem wyjaśnia i egzekwuje zasady, a także wspiera pracownika w wyzwaniach, wyjaśnia wszelkie niejasności i planuje dalej jego rozwój.
Skuteczny onboarding to inwestycja, która przynosi firmie wymierne korzyści w postaci zmniejszenia rotacji pracowników oraz zwiększenia ich zaangażowania. Firmy, które przykładają wagę do tego procesu, budują silniejsze zespoły, obniżają koszty rekrutacji i szkolenia oraz tworzą bardziej stabilne środowisko pracy. Aby onboarding był skuteczny, musi być dobrze zaplanowany, ustandaryzowany oraz mieć zdefiniowaną odpowiedzialność po stronie konkretnych osób. Dobrze przeprowadzony onboarding to klucz do sukcesu organizacji, która chce przyciągnąć i zatrzymać wartościowych pracowników na długie lata.
Autor: Katarzyna Lipska