W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, wiele firm koncentruje się na maksymalizacji efektywności poprzez pełne wykorzystanie swoich zasobów. Paradoksalnie, to podejście może prowadzić do obniżenia wydajności całego systemu, ponieważ nadmierne obciążenie maszyn, pracowników i procesów często skutkuje przeciążeniem, opóźnieniami i spadkiem jakości. Jak więc przełamać ten błędny krąg? Kluczem do sukcesu jest zrozumienie i wdrożenie logiki przepływu, która pozwala na znaczącą poprawę wyników firmy poprzez koncentrację na efektywności przepływu, a nie na maksymalnym wykorzystaniu zasobów.
Lekcja z transportu publicznego
Wyobraź sobie organizację transportu publicznego. Pociągi, autobusy czy samoloty kursują według ustalonego rozkładu, niezależnie od liczby pasażerów na pokładzie. Rozkład jazdy jest optymalizowany tak, aby zapewnić płynny ruch i zminimalizować czas oczekiwania. Chociaż działania marketingowo-sprzedażowe pomagają maksymalizować obłożenie tych środków transportu, to priorytetem jest regularność i rytm, dzięki czemu pasażerowie mogą efektywnie planować swoje codzienne życie.
Analogicznie, w firmach produkcyjnych i usługowych, dążenie do pełnego obciążenia zasobów (maszyn, ludzi) przed rozpoczęciem działań często prowadzi do opóźnień, przeciążeń i nieprzewidzianych problemów. Dlaczego więc w firmach niechętnie korzystamy i organizujemy pracę w oparciu o efektywności przepływu? Dlaczego nie wykorzystujemy stałego rytmu pracy, niezależnie od zmieniającego się obciążenia?
Pułapka paradoksu efektywności
Odpowiedzią jest wpadanie w pułapkę Paradoksu Efektywności. Większość menedżerów dąży do maksymalnego wykorzystania zasobów, zakładając, że pełne obciążenie oznacza wysoką efektywność. W praktyce jednak takie podejście prowadzi do przeciążenia systemu. W książce „To jest Lean” Niklas Modig i Pär Åhlström wyjaśniają, że dążenie do 100% wykorzystania zasobów nie tylko utrudnia wprowadzanie usprawnień, ale również zwiększa ryzyko wystąpienia „pożarów”, czyli konieczności reagowania na nieprzewidziane problemy, opóźnienia (fachowo nazywane zmiennościami).
Firmy, które koncentrują się na pełnym obciążeniu maszyn i pracowników, często zmagają się z problemami takimi jak nadmierne zapasy, niewykorzystane moce produkcyjne i niska efektywność. Aby przełamać ten schemat, należy skoncentrować się na eliminacji dysfunkcyjnych zmienności, takich jak zmiany planów produkcyjnych, nieprzewidziane przestoje, brak standaryzacji, nie optymalne pod względem produkcji portfolio produktów, materiałów, surowców lub podzespołów.
Repetitive flexible Supply (RfS) – klucz do efektywności przepływu
Jedną z metod wspierających efektywność przepływu jest metoda Repetitive Flexible Supply (RfS), opracowana przez Iana Glendaya. Metoda ta polega na poziomowaniu produkcji dla wybranych produktów, które odpowiadają za znaczną część sprzedaży. Wprowadzenie stabilnego środowiska pracy dla tych produktów pozwala na skuteczniejsze wdrażanie narzędzi Lean, takich jak 5S, SMED, KAIZEN czy KANBAN, co z kolei prowadzi do poprawy efektywności zarówno zasobów, jak i przepływu.
Wolne moce produkcyjne – lekcja z Quick Response Manufacturing (QRM)
Rajan Suri, autor metody Quick Response Manufacturing (QRM), podkreśla znaczenie wolnych mocy produkcyjnych jako elementu strategicznego zarządzania. QRM koncentruje się na skracaniu czasu realizacji zamówień i redukcji zmienności w procesach produkcyjnych. Pozostawienie wolnych mocy pozwala firmom elastycznie reagować na zmienności w zamówieniach i unikać przeciążeń, co przekłada się na wyższą efektywność przepływu.
Efektywność przepływu a zaangażowanie pracowników
Kiedy firma koncentruje się na efektywności zasobów, często wymaga od pracowników większego wysiłku poprzez systemy premiowe lub cele oparte na wskaźnikach, takich jak OEE (Overall Equipment Effectiveness). W dłuższej perspektywie takie podejście może prowadzić do stresu, wypalenia i działań nastawionych na krótkoterminowe rezultaty. Z kolei skupienie się na efektywności przepływu stwarza warunki, w których pracownicy mogą bardziej angażować się w doskonalenie procesów, planując usprawnienia i unikając konieczności „gaszenia pożarów”.
Ekonomia skali vs. ekonomia powtórzeń
Tradycyjny model zarządzania zasobami opiera się na wykorzystywaniu ekonomii skali – maksymalnym obciążeniu zasobów w celu obniżenia kosztów jednostkowych. Logika przepływu pozwala jednak na osiągnięcie korzyści dzięki ekonomii powtórzeń. Stały rytm pracy i standaryzacja procesów prowadzą do ciągłego doskonalenia, co w dłuższej perspektywie generuje większe oszczędności i wyższą efektywność.
Podsumowanie: uwolnij potencjał swojej firmy
Zrozumienie, że efektywność zasobów można poprawić nie przez dążenie do ich maksymalnego obciążenia, ale przez koncentrację na efektywności przepływu, pozwala firmom uwolnić potencjał drzemiący w ich zasobach. Dzięki eliminacji dysfunkcyjnych zmienności i optymalizacji przepływu, firmy mogą nie tylko poprawić swoje wyniki, ale również stworzyć bardziej zaangażowane i zadowolone zespoły, co w dłuższej perspektywie przekłada się na trwały sukces.
Mogę Ci w tym pomóc! Jeśli szukasz wsparcia w tym obszarze – napisz do mnie
Autor: Michał Kuśmider