Michał Paradowski, Beata Ducin, Piotr Wrzeszcz, Wiesław Karpowicz
Jak właściciele firm reagują na kryzys i jakie scenariusze rozwoju sytuacji rozpatrują? Zrealizowaliśmy wywiady indywidualne z kilkunastoma właścicielami i prezesami średnich i dużych firm, pytając ich o metody działania w sytuacji pandemii oraz plany na przyszłość. Oto trendy, które wynikają z rozmów.
Ludzie spędzają dziś czas na kwarantannie – biznes jej nie podlega. Przedsiębiorcy muszą błyskawicznie reagować na zmieniające się okoliczności, trzymać rękę na pulsie, śledzić proponowane przez rząd rozwiązania („Tarcza antykryzysowa”), a zarazem samodzielnie szukać wszelkich możliwości i szans przetrwania.
Analizując odpowiedzi dostrzegliśmy kilka kluczowych trendów, które skłaniają nas do wniosku, że obecna sytuacja może być dla firm prowadzących działalność w Polsce szansą. W jaki sposób?
1. Działania doraźne
Większość właścicieli w ostatnich tygodniach skoncentrowała się na działaniach doraźnych. Pomijając kwestię zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pracownikom, są to poważne decyzje, takie jak na przykład zamknięcie całego piętra powierzchni biurowej, ponieważ pracownicy nie przychodzą do biura. Inny przykład to błyskawiczne zmiana zakresu kompetencji – pracownicy biurowi, w tym handlowcy, którzy nie mogą pracować „normalnie”, będą wykonywać proste prace na produkcji. W zakresie wprowadzania produktu na rynek u niektórych właścicieli następuje z kolei koncentracja na głównych („core’owych”) markach, których wartość w trudnej sytuacji oceniają najwyżej.
Przedsiębiorcy podkreślają również, że obecnie nastąpiło skrócenie horyzontu planowania do okresu, na który naprawdę mają naprawdę wpływ, czyli miesiąca, czy kwartału. Wydaje się, że warto mimo wszystko zastanowić się czy działania realizowane naprędce są jedynie prostą reakcją na chwilowy kryzys, czy może szansą na zmianę na lepsze na stałe – a to wymaga rozwagi, a nie działań prowizorycznych. Zamknięta powierzchnia biurowa być może będzie służyła zawsze jako powierzchnia magazynowa. Z kolei radykalna optymalizacja portfolio produktów mogłaby być realizowana zgodnie z zasadami sztuki, aby w przyszłości z powodu popełnionych błędów nie cierpiał na tym biznes.
2. Co zmieniła praca zdalna
Jednym z działań doraźnych jest wymuszone zapewnianie innego typu pracy. Właściciele zwracają uwagę na:
A. Wyższą efektywność spotkań online od spotkań tradycyjnych i zmianę sposobu działania przedstawicieli handlowych.
Okazuje się, że wiele spraw można zdalnie załatwić szybciej i skuteczniej, gdy nie ma możliwości prowadzenia długich dyskusji i podejmowania kolegialnych decyzji.
B. Cyfryzację sprzedaży i e-commerce.
Obecna sytuacja zmusiła sprzedawców do ograniczenia kontaktów do rozmów telefonicznych, SMS-ów, maili i tym podobnych form komunikacji, co wpłynęło pozytywnie na efektywność i niższe koszty funkcjonowania sił sprzedażowych (ponieważ zniknęły podróże służbowe i koszty reprezentacji). Jak stwierdził jeden z właścicieli: „To, co wcześniej wymagało podróży handlowca z miasta do miasta, dziś można załatwić przez kamerkę.”
Większość właścicieli, z którymi rozmawialiśmy, podkreśla rosnące znaczenie e-commerce, staje się ono głównym kanałem w sprzedaży detalicznej. W niektórych branżach następuje radykalna cyfryzacja sprzedaży, która wcześniej zawsze miała charakter tradycyjny i nikt nie spodziewał się, że można ją digitalizować. Na przykład, w branży nieruchomości firmy proponują spotkanie z doradcą klienta online, spacer po inwestycji odwzorowanej w wirtualnej rzeczywistości, wybór mieszkania, negocjacje zapisów umowy rezerwacyjnej w systemie CRM i na koniec – zdalne podpisanie umowy rezerwacyjnej.
C. Uelastycznienie czasu pracy.
Niektórzy właściciele stosują praktykę dzielenia pracy na 3 dni w biurze i 2 dni w domu. Pojawia się przymus praca zadaniowej, zamiast etatowej 8:00-16:00. Do tego dochodzą „rotacyjne” biurka i zmniejszenie powierzchni biurowej.
D. Skrócenie czasu w procesach HR.
Na przykład rekrutacja staje się zdalna, kandydat nie musi przyjeżdżać na pierwszą rozmowę, weryfikacja następuje online.
Pandemia spowodowała, że większość firm, zmuszonych sytuacją, przekonała się do nowych technologii i teraz uważa je za efektywniejsze niż metody tradycyjne. Jest wielce prawdopodobne, że po opanowaniu epidemii, wiele firm będzie kontynuowało nowe, sprawdzone formy komunikacji z Klientami, co może zaowocować redukcją zasobów w tym obszarze, a nawet outsourcingiem na rzecz telesprzedaży i e-marketingu.
3. Odchudzanie organizacji w wielu funkcjach
Wszyscy rozmówcy podkreślali, że inaczej teraz patrzą na potencjał posiadanych zasobów ludzkich i dostrzegają inne możliwości jego wykorzystania – takiego, które przyczynia się do zdecydowanej poprawy produktywności. To czas „szczupłej” organizacji – lean organization.
Oprócz sprzedaży następuje też redukcja lub outsourcing tzw. funkcji wspierających. Okazało się bowiem, że w trudnych czasach organizacja radzi sobie przy zaangażowaniu niektórych zasobów na poziomie 50% i niższym. Jeden z właścicieli powiedział wprost: „Kryzys obnażył otłuszczenie organizacji pod względem zatrudnienia”. Okazuje się, że część pracowników jest na „chorobowym”, a zarazem nie dostrzega się zakłóceń np. w procesach księgowych. Dwie osoby – i to zdalnie – są w stanie wykonywać pracę, którą wcześniej realizowało dziesięciu pracowników .
W najbliższej przyszłości można zatem spodziewać się dużych zmian w funkcjonowaniu takich obszarów jak księgowość i finanse, kadry i płace, informatyka czy zakupy. Towarzyszyć temu zapewne będzie postępująca digitalizacja dokumentów, robotyzacja i automatyzacja procesów oraz coraz większy outsourcing.
4. Weryfikacja postaw
Sytuacja pandemia niektórych hartuje i uwalnia ich ukryty potencjał – u innych obnaża słabość i brak zaangażowania. W oczach właścicieli to prawdziwy sprawdzian postaw swojego otoczenia.
Kryzys dał przedsiębiorcom jasny sygnał, na których członków zespołu z kadry zarządzającej mogą liczyć – a którzy patrzą jedynie własnym partykularnym interesem, nie dbając o dobro organizacji.
Dziś liczy się talent – to, co podwładny może dać organizacji, niezależnie od warunków, które można ona mu w tym momencie zaproponować. Jeden z właścicieli mówi pracownikom wprost: „Nie rozmawiajmy teraz o pensji, czy jest wysoka, czy niska: porozmawiajmy o efektach, a pieniądze w końcu się znajdą”. Inny: „Wiem, że teraz będę miał odwagę rozstać z kimś, w przypadku kogo wcześniej się wahałem”.
Z kolei w relacjach z z dostawami i innymi partnerami kluczowa staje się jakość partnerstwa – zaufanie poparte doświadczeniem jest lepszym klejem niż warunki handlowe.
Podsumowanie: teraz albo nigdy
Większość firm deklaruje zamiar odchudzenia swoich organizacji zarówno w obliczu spodziewanego kryzysu gospodarczego, jak i w związku z odkryciem nowych możliwości i przewartościowaniem dotychczasowych dogmatów. Jednocześnie warto zauważyć, że spodziewana powszechna redukcja zatrudnienia, a co za tym idzie zmniejszenie siły nabywczej konsumentów, odbije się w ogólnym rozrachunku na przychodach firm. To może spowodować, że kryzys gospodarczy pogłębi się jeszcze bardziej. Pewne nadzieje dla firm dają ogłoszone przed Świętami przez rząd rozwiązania Tarczy Kryzysowej 2.0, które będą promowały utrzymanie zatrudnienia – trudno jednak przewidzieć, jak realizacja tych rozwiązań będzie wyglądała w praktyce.
Wydaje nam się, że obecnie przedsiębiorstwa, które nie będą w stanie dostosować się do nowych realiów rynku mogą zniknąć z przestrzeni gospodarczej. Zarazem te, którym się to uda, mogą z pandemii COVID-19 wyjść wzmocnione – poszerzyć swoją obecność na rynkach, lub zdobyć zupełnie nowe obszary.
Można powiedzieć „now or never!”. Zacznij działać!