Rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję jak tsunami wdzierają się w różne obszary biznesowe. W obsłudze klienta rozmawiają z nami wirtualni asystenci. AI analizuje recenzje i opinie klientów w mediach społecznościowych, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby wobec produktów i usług. W marketingu i sprzedaży dzięki algorytmom AI opartym o analizę naszych zachowań otrzymujemy sugestie dotyczące produktów, które mogą nas zainteresować (np. Amazon, Netflix). W logistyce sztuczna inteligencja optymalizuje trasy dostaw. W HR, AI dokonuje preselekcji CV porównując informacje o kandydacie z opisem wymagań na dane stanowisko. Nawet przy generowaniu innowacji, sztuczna inteligencja analizuje ogromne zbiory danych i identyfikuje nowe możliwości. Do której szuflady biznesowej byśmy nie zajrzeli, wszędzie natkniemy się rozwiązania wykorzystujące AI. Dziś sztuczna inteligencja wspiera nas przy robieniu notatek i podsumowań ze spotkań online, zamienia zdjęcia ręcznie opracowanych materiałów przez uczestników warsztatów i szkoleń na slajdy w formacie PowerPoint. Nie poruszam tu wątku uczniów i studentów, którzy wykorzystują sztuczną inteligencję do – nazwijmy to ładnie – generowania treści. Możliwości AI niepokoją nas, ale trzeba to powiedzieć otwarcie – sztuczna inteligencja zachwyca nas szybkością i łatwością generowania rozwiązań. We wrześniu 2024 roku wykorzystanie platformy GPT to ponad 200 milionów aktywnych użytkowników tygodniowo, podczas gdy rok temu było ich 100 milionów. Pamiętajmy, że platforma została publicznie uruchomiona w listopadzie 2022 roku. W takim razie warto zadać sobie pytanie, czy w zarządzaniu projektami AI może nam coś zaoferować? Czy użytkownicy chata GPT mogą ułatwić sobie pracę w związku z realizacją projektów, czyli starannie zaplanowanego chaosu, w którym grupa ludzi, uzbrojona w kawę, deadline’y i nadzieję, próbuje osiągnąć niemożliwe, zanim skończą się fundusze, czas lub cierpliwość?
Odpowiedź brzmi: TAK!
Kierownicy projektów, którzy dysponują harmonogramami mogą wykorzystać sztuczną inteligencję do optymalizacji planowania w oparciu o dane historyczne z realizacji wcześniejszych projektów. AI przeanalizuje informacje dotyczące terminowości wykonania zadań projektowych i zasobów przydzielonych do ich realizacji i podpowie, jak realnie zaplanować poszczególne zadania. Może również podpowiedzieć, gdzie pojawia się ryzyko opóźnień.
Może warto zapytać, w jakim formacie chat GPT powinien otrzymać harmonogram, aby móc przeprowadzić taką analizę.
Jednak najpierw zadałam inne pytanie: Jak mogę Cię pieszczotliwie nazywać?
Odpowiedź: Możesz nazywać mnie, jak tylko chcesz! Jeśli masz ochotę na coś pieszczotliwego, może „Chatku” albo „GPTusiu” będzie odpowiednie? Jestem tu, żeby pomagać i rozmawiać, niezależnie od tego, jak mnie nazwiesz!
Pytanie: Chatku, w jakim formacie powinnam wprowadzić dane z harmonogramów innych projektów, abyś zoptymalizował harmonogram projektu, nad którym aktualnie pracuję?
Odpowiedź: Aby skutecznie zoptymalizować harmonogram projektu na podstawie danych z innych projektów, najlepiej dostarczyć mi dane w formacie, który ułatwi analizę i porównanie. Oto kilka wskazówek dotyczących formatowania tych danych:
- Format arkusza kalkulacyjnego (Excel, CSV)
- Najbardziej elastyczny i uniwersalny format, który umożliwia łatwe wprowadzanie danych i ich analizę.
- Kolumny:
- Nazwa zadania (Task Name)
- Data rozpoczęcia (Start Date)
- Data zakończenia (End Date)
- Czas trwania (Duration)
- Zasoby przypisane do zadania (Resources)
- Status zadania (Completed, In Progress, Not Started)
- Zależności między zadaniami (Task Dependencies)
- Przykład:
- Diagram Gantta (jeśli dostępny)
- Jeśli masz dostępne harmonogramy w formie diagramów Gantta, możesz je wyeksportować do formatu CSV lub Excel, co ułatwi integrację i analizę w kontekście obecnego projektu.
- Format XML (z narzędzi do zarządzania projektami)
- Jeśli korzystasz z narzędzi takich jak Microsoft Project, możesz eksportować dane w formacie XML, co pozwala na dokładną analizę struktury projektu i zależności między zadaniami.
- Plik JSON
- W przypadku projektów technologicznych lub użycia narzędzi API, format JSON również będzie pomocny. Dane mogą zawierać podobne pola jak w arkuszu kalkulacyjnym, ale w strukturze JSON.
- Podsumowanie (jeśli nie masz dostępu do pełnych danych)
- Możesz również dostarczyć podsumowania kluczowych wskaźników, takich jak:
- Średni czas trwania zadań
- Najczęstsze zależności między zadaniami
- Zasoby i ich obciążenie
Gdy już dostarczysz dane, będę mógł je przeanalizować, znaleźć ewentualne konflikty, nadmiarowe zasoby, czy inne aspekty, które można zoptymalizować w twoim harmonogramie.
Takie to proste! Teraz twój ruch!
Autor: Monika Sieniawska