Nasz układ nerwowy zawiera około 11 mln receptorów. 10 mln z tych receptorów odpowiada za widzenie, a połowa naszego mózgu jest zaangażowana w przetwarzanie obrazu. Nasz umysł przekształca dane w informacje, a informacje w znaczenie.

I dlatego to, co widzimy jest tak ważne. W życiu codziennym, oko to złożony narząd, napędzający wizualny mechanizm, który wykonuje miliardy obliczeń na sekundę. To co widzimy ogromnie wpływa na to, co robimy i jak to robimy. Ogląd sytuacji jest bodźcem do działania. Jeśli nie dostarczamy bodźców wizualnych to ta część mózgu (50%) nie przechodzi do innej pracy, tylko wyłącza się z działania.

Czym jest zarządzanie wizualne?

Wizualne zarządzanie (ang. visual management) odnosi się do systemu komunikacji wizualnej, który udostępnia informacje w miejscu pracy poprzez tablice wizualne (tablice informacyjne, strumieni, zespołowe, rozwoju kompetencji) zawierające wiele znaków wizualnych.

Są to duże, interaktywne formaty, które pozwalają wizualnie ocenić pracownikom i zrozumieć stan sytuacji oraz podejmować rozsądne decyzje wyłącznie na podstawie wyświetlanych informacji – co służy kontroli środowiska pracy na wysokim poziomie. Łatwe do aktualizacji tablice zapewniają „widoczność”, którą potrzebują Menedżerowie. Pozwalają one także na uchwycenie potrzeby (wiedzy) przełożonego w jednym miejscu (na płaskiej powierzchni), przez co wspierają budowanie lean management.

Ich celem jest przede wszystkim: 

• zauważenie zmian warunków w czasie rzeczywistym;
• zrozumienie stanu obecnej sytuacji;
• identyfikacja źródeł problemów, by móc szybko je rozwiązać;
• zapobieganie błędom i sprawne ich wykrywanie;
• podejmowanie właściwych decyzji;
• informowanie o stopniu realizacji zadania, produkcji, procesów, planu produkcyjnego;
• uwidocznienie wyników w danym obszarze;
• zapewnienie jakości oraz rozwój standardów.

Zarządzanie Wizualne ma kluczowe znaczenie. Jest (i powinno być) realizowane przez każdą firmę zainteresowaną stabilnością i rozwojem. Skuteczny system visual management jest w stanie wywrzeć imponujący i zauważalny wpływ na firmę, pomagając jej dowiedzieć się więcej o sobie. Narzędzia Zarządzania Wizualnego mogą występować w każdym obszarze firmy i nie ograniczają się do jakichś konkretnych działów czy branż. Wszystkie te tablice umożliwiają szybką identyfikację problemów.

Aby Zarządzanie Wizualne przyniosło największą efektywność, spełnione muszą być trzy kryteria:

1. Elementy wizualne w organizacji muszą być umieszczone w miejscach widocznych i powszechnie dostępnych.
2. Dane muszą być rzetelne oraz na bieżąco aktualizowane.
3. Informacje przedstawione w wizualny sposób muszą być zgodne ze stanem faktycznym, czytelne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych osób.

Zarządzanie Wizualne, obok Standaryzowanej pracy Menedżera oraz Wizualnych Standardów Pracy, wchodzi w skład tzw. Trójkąta Wizualnego Zarządzania, którego celem jest zapewnienie rutyn zarządczych, ułatwiających Menedżerom codzienną pracę, a firmie powtarzalność procesu zarządzania.

• Standaryzowana praca Menedżera opisuje te powtarzalne czynności, które bez względu na to jak bardzo Menedżer jest zajęty, muszą być zrobione dla bezpieczeństwa procesowego firmy. To przestrzeń na spotkania, Gemba Walk, rozmowy z pracownikami o rozwoju, zadawanie pytań, czas na doskonalenie standardów.
• Wizualny Standard Pracy (np. Arkusz Podziału Pracy, OPL) to wizualny standard obrazujący co i w jakiej sekwencji powinno się wydarzyć w ramach prowadzenia procesu i wykonywania wszystkich innych czynności.
• Zarządzanie Wizualne w tym kontekście dotyczy miejsca, w którym spotykamy się o stałym czasie zapisanym w siatce spotkań i sprawdzamy, czy nasze standardy są realizowane. Zapisujemy wyniki i sprawdzamy odchylenia od standardu, na bazie których podejmujemy właściwe decyzje.

Czy warto wdrożyć zarządzanie wizualne?

Firmy, zwłaszcza na wczesnym etapie wdrażania Zarządzania Wizualnego, często krytykują wykorzystanie tej metody, mówiąc „po co mamy to wyjaśniać?” Wiele rzeczy jest oczywistych i logicznych dla kogoś, kto jest w firmie od dłuższego czasu, więc nie wymagają wyszczególnienia. Wiele tych danych mamy również zapisanych w środowisku komputera. Wiemy wszystko o swoich procesach i o tym, jak uzyskać informacje, więc nie widzimy potrzeby Zarządzania Wizualnego. Z upływem czasu i praktyki, okazuje się jednak, że firmy, które stosują wizualne zarządzanie szybciej osiągają wyższy poziom rozwoju organizacyjnego oraz zdecydowanie bardziej angażują swoich pracowników w stosowane rozwiązania. Tak więc wizualizacja służy całemu otoczeniu firmy, ponieważ:

• jej zastosowanie zapobiega opóźnieniom, błędom i brakom;
• zapewnia skuteczną komunikację, dzięki ogólnodostępnym informacjom udostępnianym poprzez wizualizację;
• zwiększa zainteresowanie pracowników na każdym poziomie organizacji.

Uwierz nam, że wdrożenie Visual Management w Twojej organizacji nie spowoduje trudności oraz nie zajmie Ci dużo czasu, a przyniesie ogromne korzyści – przede wszystkim dotarcie do celu!