Wdrożenie TWI jest dość długim i pracochłonnym procesem, przy którym łatwo się poddać. Istnieje kilka kluczowych elementów, które pozwalają utrzymać cały proces na właściwych torach.
AUDYT TWI / DOSKONALENIE INSTRUKTAŻU
Po pierwsze audyty. Audyty najczęściej kojarzą nam się z oceną, w związku z tym rekomendujemy stosowanie nazewnictwa „doskonalenie instruktażu”. Jest to obserwacja metody szkolenia Trenera, której celem jest zapewnienie maksymalnej jakości prowadzonego instruktażu. Służy weryfikacji stopnia wykorzystania wypracowanych standardów (Arkusz Podziału Pracy, Model 3P) przez osobę szkolącą. Innymi słowy, sprawdza czy Trener szkoli pracownika do momentu wykonywania przez niego pracy w sposób świadomy. Doskonalenie instruktażu pomaga poprawić umiejętności instruowania, poprzez przekazanie informacji zwrotnej Trenerowi – co robi dobrze, a co jest do poprawy. Służy to utrzymaniu jednolitego standardu przekazywania wiedzy w organizacji.
SPOTKANIA
Istotnym czynnikiem dla utrzymania standardów wypracowanych dzięki programowi TWI są spotkania Produkcji i HR. Głównym celem takich spotkań jest weryfikacja jakości funkcjonowania całego procesu. Podczas spotkania omawiane są m.in. wskaźniki dotyczące rozwoju kompetencji np. poziomu uniwersalności, rotacji czy czasu wdrożenia. Oprócz wskaźników zespół omawia realizację planów szkoleń, dobre praktyki, które powstały w trakcie oraz wyzwania, które wymagają podjęcia działań doskonalących. Podczas spotkań pojawiają się różnego typu pytania bądź wyzwania. Tematy te powinniśmy rozwiązywać nie w sali, ale w Gemba.
GEMBA WALK
Gemba to miejsce, gdzie powstaje wartość dla Klienta. Są nimi produkcja, magazyn, ale również biuro. Gemba Walk w procesie TWI to przejście przez obszar i rozmowa z ludźmi, która może dotyczyć np. procesu wdrożenia nowego pracownika. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie problemu, powołanie zespołu, przygotowanie pytań (o co chcemy zapytać pracownika), gemba (idź i zapytaj), wyciągnięcie wniosków, zapisanie zadań i podsumowanie działań. Dzięki bezpośrednim obserwacjom łatwiej jest zidentyfikować źródła problemów, których nie bylibyśmy w stanie rozpoznać z poziomu sali.
CYKLICZNE SZKOLENIA DLA TRENERÓW
Aby utrzymać cały proces, organizacja powinna wprowadzić cykliczne szkolenia dla Trenerów. Konieczność ich przeprowadzenia często wynika z obserwacji, dokonywanych podczas audytów. Szkolenia powinny być uruchamiane, kiedy zaobserwujemy luki w umiejętnościach Trenerów. Jest to dobry moment na odświeżenie wiedzy, wymianę doświadczeń i doskonalenie instrukcji. Potrzeba przeprowadzenia dodatkowego szkolenia może również wynikać z samej chęci Trenera, który nie czuje się gotowy, aby pełnić swoją rolę.
STRUKTURA TWI
Sukces wskazanych powyżej działań nie byłby możliwy bez wypracowania struktury TWI, która jest jednym z pierwszych elementów uruchomienia programu. W strukturze TWI najważniejsze role pełnią:
- MASTER: prowadzi szkolenia z metodologii TWI, aktualizuje wiedzę, wdraża nowe narzędzia, mierzy wpływ TWI na całą organizację,
- TRENER: tworzy standardy i dba o ich ciągłe doskonalenie, prowadzi instruktaż, dba o rozwój umiejętności pracowników,
- LIDER DOSKONALENIA INSTRUKTAŻU: tworzy i doskonali wraz z Trenerem standardy pracy, rozwija Trenerów w procesie szkolenia,
- KIEROWNIK: planuje i weryfikuje realizację szkoleń, mierzy efektywność procesu oraz wspiera Trenera i ucznia.\
Czy można wdrożyć program TWI bez tych elementów? TAK, natomiast znacznie trudniej będzie ten proces utrzymać. Nasza praktyka i lata doświadczeń pokazują, że każdy z wymienionych elementów stanowi rodzaj infrastruktury, podobnej do tej, która tworzy system wewnętrzny miasta. Drogi, zaopatrzenie w wodę, kanały ściekowe – wszystko to część infrastruktury, bez której miasto nie funkcjonuje. I choć o tym nie myślimy, infrastruktura jest nam niezbędna. Taką samą rolę: struktura, audyty, spotkania, Gemba Walk czy szkolenia pełnią dla TWI. Musimy je wpisać w funkcjonowanie programu, aby wspierały i utrzymywały cały proces.
Jeśli zainteresował Cię ten temat, zachęcamy do pobrania naszego raportu, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje:
- wyniki badania „Co hamuje rozwój kompetencji pracowników”?
- założenia programu Training Within Industry
- artykuł o wpływie instrukcji i metody przekazywania wiedzy na zwiększenie świadomości pracownika
- case study naszego Klienta, który z sukcesem wdrożył TWI
Jeśli masz pytania, napisz do nas!