Czy wizualna metoda rozwiązywania problemów może być kluczem do trafnych decyzji? Jak mieć pewność, że podjęta decyzja jest słuszna? Te pytania przykuwają uwagę każdego lidera, zwłaszcza gdy stawiają czoła coraz bardziej złożonym wyzwaniom. W tych czasach, doświadczenie nie zawsze wystarcza, aby wyznaczyć właściwy kierunek, co skłania do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym istnieje wiele metod i zasad, które mają pomóc w podejmowaniu decyzji. Jednakże, bez względu na to, czy wykorzystujemy osiem kroków do skutecznego podejmowania decyzji, czy też 11 zasad, istnieje pewne ryzyko popełnienia błędu. Brak decyzji jest równie szkodliwy jak jej opóźnienie, a czasami może być już za późno na efektywną interwencję. Zatem, jak możemy zapewnić, że nasze decyzje są na czas i optymalne pod każdym względem?
Przez kilka miesięcy miałem okazję przyglądać się wdrożeniu kilku projektów opartych na Visual Problem Solving (VPS). I co zaskakujące, odkryłem, że ta metoda nie tylko pomaga w rozwiązywaniu problemów, ale także w podejmowaniu trafnych decyzji. Dlaczego tak się dzieje? Otóż wizualizacja w organizacji poprawia przepływ informacji, co ułatwia podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych danych.
W tradycyjnym podejściu, poziom umiejętności i wiedza są rozproszone po różnych obszarach, co może utrudniać znalezienie rozwiązania problemu występującego na styku różnych działów czy zespołów. Często liderzy podejmują decyzje na własną rękę, ignorując potencjalne korzyści wynikające z zaangażowania wielofunkcyjnego zespołu. Jednak metodyka VPS, opracowana przez Gwendolyn Galsworth, oferuje sposobność zbudowania takich zespołów, które mogą skutecznie współpracować nad rozwiązywaniem problemów i doskonalić sprawność operacyjną organizacji.
Wdrażanie VPS to nie tylko zadanie dla liderów, ale także szansa na ich rozwój, wdrożenie nowych talentów w organizacji. Regularnie pracujący zespół, składający się zwykle z 5 do 8 specjalistów, ma za zadanie w krótkim czasie, zwykle nie więcej niż 90 dni, wypracować nowe rozwiązanie lub przedefiniować problem. Ale to nie koniec historii. Co takiego wyjątkowego dzieje się podczas sesji VPS? W ramach badań i dokumentowania eksperymentów VPS, zespół uczy się zbierać dane i wyciągać na ich podstawie wnioski. Lider nie stoi na uboczu, lecz niczym (cichy) obserwator uczestniczy w procesie, kierując świadomie działania zgodnie z maksymą „co będzie następnym krokiem”, bezustannie zbierając i analizując informacje, a także nadając kierunek działaniom. W tym samym czasie, pozostali członkowie zespołu nie ograniczają się tylko do biernej obecności. Oni podejmują się realizacji eksperymentów, testują różne pomysły i doprowadzają zespół do celu. Inną istotną rolą lidera jest budowanie przyjaznej atmosfery pracy, gdzie każdy uczestnik czuje się równie ważny. Sesja trwająca nie więcej niż godzinę, musi być wydarzeniem, na które niecierpliwie czeka każdy z uczestników, aby podzielić się swoimi przemyśleniami i spostrzeżeniami.
To właśnie ta dynamiczna interakcja pomiędzy liderem a zespołem, pomiędzy teorią a praktyką, sprawia, że VPS staje się nie tylko narzędziem do rozwiązywania problemów, ale także skutecznym sposobem na budowanie liderów i rozwijanie umiejętności całego zespołu.
Jedną z kluczowych korzyści wynikających z implementacji VPS jest umożliwienie liderom wykorzystania wiedzy i doświadczenia poszczególnych pracowników w celu osiągnięcia optymalnych rezultatów. Poprzez wizualizację procesu, zespół skupia się na zdefiniowaniu problemu i celu, co ułatwia identyfikację potencjalnych rozwiązań. Ponadto, VPS wprowadza rutynę i ogranicza niepotrzebne dyskusje, umożliwiając uczestnikom regularnych spotkań, efektywną analizę danych i podejmowanie działań.
W procesie VPS, lider odgrywa kluczową rolę w kierowaniu zespołem i podejmowaniu ostatecznych decyzji. Jednakże, istnieje również miejsce dla budowania pozycji nowych liderów, którzy mogą przejąć kolejne projekty i prowadzić je samodzielnie. Dzięki temu, VPS nie tylko wprowadza kulturę odpowiedzialności na różnych szczeblach organizacji, ale także umożliwia rozwój umiejętności zarządzania i podejmowania decyzji u całego zespołu.
W rezultacie, wdrożenie VPS może przynieść szereg korzyści organizacji, takich jak:
- wyrównanie świadomości o procesach,
- koncentrację na temacie i poszukiwaniu rozwiązań,
- budowę społeczności zorientowanej na wspólne cele.
Jednocześnie, pozwala liderom rozwijać swoje umiejętności w zakresie zrozumienia procesów w swoich obszarach odpowiedzialności i podejmowania trafnych decyzji opartych na rzetelnej analizie danych.
Na zakończenie, warto podkreślić, że sama świadomość istnienia metodologii VPS może stanowić impuls do jej wdrożenia w organizacji. Wartość tej metody leży nie tylko w rozwiązywaniu problemów, ale także w usprawnianiu procesu podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Zachęcam czytelników do zgłębienia tematu i doświadczenia potencjalnych korzyści płynących z implementacji VPS w ich własnych organizacjach. Oczekuję również na wasze opinie, uwagi oraz pytania na temat tego zagadnienia.
Autor: Jacek Bucholc